Posicionar las operaciones críticas de tu empresa con tecnología obsoleta puede parecer una táctica económica e inofensiva en el corto plazo, pero en gran parte de los casos puede resultar en pérdidas sustanciales si se piensa en tiempos de uso extendido.
La lentitud, falta de compatibilidad y actualizaciones inexistentes son sólo algunas de las razones que impactan a las empresas en el mediano y largo plazo, y si bien las actualizaciones se convierten en una necesidad inmediata con el paso del tiempo, efectuar una sustitución apresurada y poco informada puede ser más dañino que beneficioso.
A fin de preservar las operaciones críticas y obtener lo mejor en recursos de TI, te compartimos 10 sencillos pasos con los que puedes efectuar una planeación tecnológica detallada y acorde a las necesidades específicas de tu empresa.
1. Reúne al equipo indicado
Por buenas que sean las intenciones de llevar a tu empresa hacia la digitalización, realizar la planeación tecnológica requiere de diferentes perspectivas y áreas de conocimiento. Así como es indispensable que el director o ejecutivo pertinente esté involucrado, es prudente incorporar a colegas en el área de finanzas, administración y, por supuesto, uno o más especialistas tecnológicos.
2. Evalúa los recursos tecnológicos actuales
Previo a traer innovación tecnológica a tu empresa, es necesario identificar con qué recursos cuenta actualmente. ¿Cómo iniciar una planeación tecnológica sin saber qué áreas de oportunidad existen en ese momento? Comienza con una lista del equipo físico y herramientas digitales con las que cuenta tu empresa y las funciones que cumplen.
3. Analiza las áreas de oportunidad
Una vez que los recursos tecnológicos hayan sido identificados, analiza su desempeño respecto a las necesidades que estos deben atajar. ¿Acaso el equipo físico requiere reemplazo? ¿El software es el indicado? ¿Se requiere de actualizaciones o se necesita un programa distinto?
4. Identifica las necesidades tecnológicas
Simultáneamente, es necesario estar conscientes de las áreas que los recursos tecnológicos actuales no cubren a la fecha. Encuentra esos puntos finos en donde las necesidades de hoy se pueden convertir en fuertes atributos dl mañana, ya sea mediante una lluvia de ideas o la asesoría de un especialista externo.
5. Da prioridad a las necesidades inmediatas
Tras definir qué necesidades existen actualmente y en un futuro inmediato, la planeación tecnológica debe tomar un rumbo en el que se puntualice qué soluciones se necesitan de inmediato y cuáles pueden ser implementadas progresivamente.
Si bien una solución multinivel hospedada en la Nube puede ser una opción atractiva, quizá sea prioritario fortalecer la seguridad de tu empresa mediante un control de entradas y salidas de información.
6. Otórgale un propósito
Cabe mencionar el énfasis de este paso debido a que éste detalla el objetivo por el cual se llevará a cabo una inversión en tecnología. Queda claro que la intención está en la mejora, pero el mensaje “aumentar la productividad de los equipos de trabajo en un 80%” es claro, conciso y comunica el obstáculo y camino a tomar.
7. Genera un presupuesto
Efectuar una documentación cabal sobre las soluciones existentes en el mercado sirve para robustecer la planeación tecnológica y tomar una decisión informada al final del día. La relación entre costo y beneficio, así como el potencial ahorro y costo de arranque son variables adicionales que se deben tomar en cuenta para minimizar posibles riesgos.
8. Establece tiempos de implementación
Toda planeación tecnológica requiere de una inversión que la convierta en una posibilidad y el tiempo en el que serán implementadas e integradas al esquema laboral. Es de particular interés que la transición no resulte en fricción innecesaria, y se recomienda destinar el tiempo y recursos necesarios en capacitación para que los equipos de trabajo estén listos para utilizar las nuevas herramientas con las que su trabajo se volverá más eficiente.
9. Redacta la propuesta final
Al recabar la información anterior, se puede por fin proceder a plasmar la propuesta tecnológica en la que se explicarán los puntos antedichos. En esta etapa se puede ahondar en los detalles de casa paso, incluir un diagrama organizacional y dividir los objetivos con respecto al plazo que tomará consumarlos a lo largo del proyecto.
Seguir los anteriores pasos le ofrece un punto de referencia sólido a ti y a tu empresa por igual, permitiendo así navegar hacia las mejores soluciones que se adapten a sus necesidades particulares.
¿Por qué no asesorarse con los expertos? ¡Envíanos tus inquietudes y con gusto te orientaremos hacia cómo digitalizar tu empresa!
